如何評選HRIS人事薪資系統？

企業當到達一定規模時，傳統的紙本或excel計薪管理已經不敷使用時，就必須建置有系統化的HRIS人事薪資系統，前一篇文章已經和大家分享建置HRIS系統的三種方式（自寫/ 委外開發/ 購買套裝軟體），如果企業本身沒有撰寫程式的人力或能力，也沒有很高的預算量身訂製專案開發時，就建議各位採用CP值最高的方式，購買市面上成熟的套裝人事薪資系統軟體來建置企業內部的HRIS系統。

市場上的HRIS系統五花八門，價格也有很大的差異，要如何評選一套符合自己使用的HRIS系統也是常讓專案負責人傷透腦筋。接下來就要和大家談談要如何評選HRIS人事薪資系統！

在評選人事薪資系統軟體時可參考以下十個構面來進行評估：

1.系統廠商的企業規模：
購買套裝軟體最擔心的就是買了軟體後，軟體公司經營不善倒閉，如果軟體公司背後的集團老闆沒有一定的規模，體質不健全，到時就很有可能就變成軟體孤兒！

2.人事薪資系統軟體廠商目前已導入的客戶：
除了觀看有無知名度的企業外，最重要的是要和所列的代表性客戶電話徵信，了解一下客戶對於使用該軟體的評價以及軟體公司的服務狀況，但建議要多詢問幾家，因 為每家企業導入的需求和專案承辦人的狀況均不相同，再好的軟體公司也一定會有不滿意的客戶，故這部分的評估也要多多比較才能取得較準確的評價．

3.人事薪資系統軟體廠商負責洽談 Case業務的專業度：
這點是很多人評估時容易疏忽的點！有許多軟體廠商在需求洽談時，往往是安排業務與顧問一同前往洽談，相關的需求由顧問協助評估與提案，但往往後續需求與價格等等的確認都是和業務窗口對接，如果負責的專案業務本身對系統功能沒有一定的瞭解，對HR領域相關規範無一定程度的了解，往往無法提供給客戶較好的建議與規劃，且如果再評估甚至專案導入後，許多事情詢問負責的業務均需要再與內部確認，與內部了解，甚至可能無法把客戶的需求與期望有效的傳達給內部顧問，造成專案時間成本的提高，甚至需求的誤解而衍生其他不必要的費用等！所以好的專案業務應該要對HR領域能有一定的了解，且可以聽懂客戶的需求，並按照需求給予初步的規劃與建議，如果系統廠商對應窗口只是一個負責談價錢的業務，通常規劃或討論需求還需要透過其他顧問師協助，往往在導入上會衍生出較多的問題！

4.人事薪資系統軟體廠商專案導入顧問的專業與態度：
當決定採購軟體公司的軟體後，通常就會由負責此案的專案導入顧問協助進行系統教育訓練以及導入上線輔導與協助，因一般導入時間為3~6個月左右，在專案導入期間內，有可能會發生一些原本未預期之狀況，導入的過程常需要多次與專案負責顧問開會與討論，如果專案導入顧問經驗不足或是無法有效的溝通，建議可以及早和專案負責業務反應並協調更換，否則不但會影響專案導入進度，更可能影響專案導入之成敗！所以於決定廠商前，能夠和負責此案的導入顧問開一次會前會，了解一下顧問的背景與資歷！

5.人事薪資系統軟體廠商專案導入與售後服務的方式：
當專案導入上線後，如果系統面或是操作面有相關的問題，通常軟體公司的客服窗口就會是我們對接的第一線，客服人員服務的模式有很多種，有些採統一客服專線，無固定客服窗口，有些廠商有固定的客服窗口，有些軟體廠商甚至僅提供線上網址張貼問題單等．故在評選廠商時，最好能評選有多元反應問題管道的軟體廠商與專職的客服窗口會較適合！

6.人事薪資系統套裝軟體與客製費用的價格：
HRIS系統在開發已經有多年，算是一套成熟的套裝軟體，依照不同軟體功能以及企業規模而有不同的價位，常見的費用計算方式有依照同時在線人數的方式計算授權，或是依照企業計薪人數的方式來計算授權．依照選擇的模組與授權人數來計算軟體費用．所以在評選廠商時，需要按照自己企業的需求來挑選適當規模的HRIS廠商；但很重要的一點，需求與價格的合理性，不能期待花五萬元的費用可以獲得五百萬的系統功能，畢竟一分錢一分貨。

7.人事薪資系統套裝軟體設計的彈性度：
因為人事薪資系統常會因為實際法規的變動，或是企業型態管理規章的改變等因素，造成計算考勤的邏輯或是發放薪資與獎金的計算結果改變．如果系統在考勤管理與薪資管理的參數上不夠靈活，可能現階段適用，但未來如果遇到法規或人事規章的變革，因軟體本身的彈性不足，就可能造成系統無法正確的結算薪資或是需由人為方式手動調整，增加人工的負擔！所以在評選軟體廠商時，除了現行的需求外，最好也能將未能可能的變化一併考量，確定所評估的系統是否具備足夠的彈性！

8.人事薪資系統軟體廠商是否可依照企業的需求客製化調整程式：
套裝軟體雖然均已具備一定的功能彈性，除了基本符合現行法規規範外，通常亦可提供多元化的參數讓企業依照自身需求進行調整，但難免有些時候企業的需求較特殊，各家軟體廠商所提供的功能參數不一定支援時，就需要軟體廠商協助客製化的調整功能，這時候要評選的重點就在於軟體廠商對客戶的需求是否清楚的理解，並提供幾種不同的建議解決方案，最重要的是軟體廠商如何管控客製化程式的品質，確保經過雙方溝通到程式撰寫完成，結果是符合客戶期望的！

9.HRIS人事薪資系統對個資以及薪資資料的安全性管控：
HRIS系統中除了有所有員工的個資資料外，同時也具備了所有員工獎金、薪資、考績等資料，這些資料如果沒有妥善的保護機制，如果不小心外洩了，均會造成企業管理上非常大的困擾，故如果HRIS廠商沒有針對上述資料在系統面以及資料庫中進行適當的管控與加密，那麼就會有很大的管理風險

10.人事薪資系統未來的擴充性與產品的廣度：
購買一套HRIS系統不是用個兩三年而已，通常都以五到十年為目標，在廠商評選時必須一併考量到系統相關功能模組是否提供企業未來的擴充性。

最後和大家分享，價格很高的系統，不一定最好用，價格最低的系統，也不一定最適合企業使用，重點是企業自身的需求與考量之優先順序，依照自身最需要的評選項目順序來選擇最適合的人事薪資系統軟體廠商！